Этап 1 - Подготовка к выставке
|
|
 |  |  | | Подготовка к предстоящему мероприятию начинается приблизительно за три - четыре месяца до официального открытия выставки. На этапе подготовки выявляется ряд задач, от грамотного решения которых зависит эффективность выставки для компании-участника. Подготовка к выставке подразумевает решение организационных вопросов и оформление документов.
Ниже приведен список вопросов описанных в данном разделе:
подготовка заявки на участие в выставке;
заключение договора и оплата счетов;
оформление дополнительных заказов.
|
Подготовка заявки на участие в выставке (для постоянных клиентов ICB PRO)
Первый шаг к участию в выставке начинается со встречи наших специалистов с организатором, предлагающим выставочную площадь. Одна из задач, которую необходимо решить на данном этапе участнику выставки - формирование целостного представления о предстоящем мероприятии. Предметом обсуждения являются условия участия, цены за участие и, что особенно важно, раздел выставки. Последнее важно потому, что организатор выставки должен сгруппировать стенды участников выставки по видам деятельности - это необходимо для удобства посетителей.
Обычно, после первичного ознакомления, потенциальный участник получает форму «Заявки на участие в Выставке», при заполнении которой следует обратить особое внимание на аспекты, формирующие выставочный бюджет компании. В частности, следует уделить особое внимание: площади стенда, количеству открытых сторон и метражу стенда.
| | | | К числу важных аспектов, формирующих будущий выставочный бюджет компании, относится цена за квадратный метр, арендуемой Участником Выставки, площади. У большинства организаторов есть четкое деление площади под выставочное строительство на оборудованную и необорудованную. |
Необорудованная площадь
Необорудованная площадь - «голая» площадь, выделяемая организатором под застройку, без каких-либо коммуникаций и предметов интерьера. В «Заявке на участие в выставке», как правило, подробно расписывается, что включает в себя понятие «необорудованная площадь» при участии в той или иной выставке. Под эксклюзивное выставочное строительство берутся исключительно необорудованные площади.
Оборудованная площадь
Оборудованная площадь - площадь под стандартные, мобильные, а также коллективные стенды (стенды торговых ассоциаций или нескольких компаний, работающих в одном направлении деятельности). В случае оборудованной площади организатор предлагает площади фиксированного метража - от 9 кв. метров до 50 кв. метров. Изготовление стендов на оборудованной площади подразумевает использование типовых конструкторов известных производителей (например: продукция компании Octanorm). Задача подобных стендов - напомнить о себе участникам данного сегмента рынка. Однако такое участие в выставке неэффективно, коэффициент возвращения затраченных средств очень низок.
Заключение договора на участие в выставке и оплата счетов
Компания-участник, получает от организатора выставки образец типового договора. Некоторых Участников подобный типовой договор может не устроить. В таком случае организатор выставки просит составить так называемый протокол разногласий, в котором одна из сторон договора излагает коррективы и свое видение ряда положений типового договора на участие в выставке. Компания ICB PRO берет на себя следующие обязанности по согласованию договора:
- утверждение оптимальных для клиента условий договора;
- разъяснение основных положений договора;
- разъяснение правил и условий участия в выставке.
Оформление дополнительных заказов
Изготовление стендов на необорудованных площадях подразумевает пользование Дополнительными услугами, которые можно заказать у организатора выставки, заполнив соответствующие бланки Технических Заказов. В число Дополнительных услуг входят: заказ подвода воды и электричества к стенду, уборка стенда, оформление парковочных пропусков на автомобиль, услуги переводчиков, подключение к Interner и другие услуги, подробно перечисленные в Руководстве Участника Выставки.
Организатор может отказать в рассмотрении дополнительных заказов на пользование теми или иными услугами, если заявка была подана несвоевременно, либо включить, в выставляемый счет на услуги, наценку за Поздний Заказ.
